Do zadań i kompetencji Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego należą w szczególności sprawy:

1. z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych, a w szczególności:
   
   1. nadawanie nr PESEL dla osoby obowiązanej na podstawie innych przepisów do posiadania numeru PESEL,
   2. prowadzenie dokumentacji ewidencji ludności w oparciu o zgłoszenia meldunkowe, zgorzenia wyjazdu za granicę RP;
   3. udzielanie informacji o danych osobowych ze zbiorów meldunkowych;
   4. prowadzenie ewidencji ludności w formie elektronicznego zapisu danych;
   5. udzielanie informacji adresowych, wydawanie zaświadczeń w oparciu o posiadaną dokumentację ewidencyjno-adresową;
   6. przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania;
   7. wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludności;
   8. wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;
   9. przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora w ramach prowadzonych spraw;
   10. prowadzenie spraw z zakresu spisu ludności i mieszkań;
   11. realizacja zadań związanych z wyborami i referendami, w tym prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców, sporządzanie i aktualizowanie spisu wyborców dla przeprowadzenia wyborów i referendów;
   12. prowadzenie Rejestru Mieszkańców;
   13. prowadzenie Rejestru Danych Kontaktowych;
   14. prowadzenie Rejestru Dowodów Osobistych;
   15. prowadzenie Rejestru Zastrzeżeń PESEL:
   16. przyjmowanie zawiadomień organów sądowych prawomocnych wyroków ograniczenia wolności, praw publicznych

2. w zakresie działalności gospodarczej, handlu, usług
   1. prowadzenie rejestru przedsiębiorców i wykonywanie czynności związanych z Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej w tym:
      
      1. dokonywanie wpisów do CEiDG;
      2. zmian we wpisie do ewidencji;
      3. zawieszeń działalności;
      4. wznowień działalności;
      5. wykreśleń przedsiębiorców z CEiDG;
      6. wykonywanie funkcji kontrolnych wynikających z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
   2. promowanie przedsiębiorczości na terenie Gminy, prowadzenie działalności informacyjnej i oświatowej w tym zakresie, współdziałanie z samorządem gospodarczym;
   3. realizacja zadań wynikających z jawności ewidencji działalności gospodarczej;
   4. realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w zakresie: wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, kontroli punktów sprzedaży napojów alkoholowych, kształtowania lokalnego rynku alkoholowego;
   5. ewidencjonowanie działalności gospodarczej;
   6. wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
   7. współpraca z organizacjami pozarządowymi z terenu gminy w tym:
      
      1. wspieranie inicjatyw lokalnych podejmowanych przez organizacje pozarządowe,
      2. organizacja szkoleń i konsultacji,
      3. przygotowanie i realizacja we współpracy z jednostkami organizacyjnymi gminy i referatów otwartych konkursów ofert na wsparcie zadań publicznych gminy z zakresu pożytku publicznego,
      4. opracowanie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,
      5. ogłaszanie konkursu ofert na realizację zadania publicznego w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej.
   8. nadzór nad realizacją zadań wynikających z Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii,
   9. współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w ramach realizacji zadań wynikających z Programu,
   10. współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii.

3. w zakresie spraw społecznych
   1. współdziałanie z publicznymi i niepublicznymi zakładami opieki zdrowotnej przy planowaniu rozwoju sieci placówek służby zdrowia oraz koordynacja programów profilaktyki prozdrowotnej oraz funkcjonowania szkolnej służby zdrowia;
   2. nadzór nad funkcjonowaniem struktury służby zdrowia w Gminie i podejmowanie działań dla poprawy dostępności do świadczeń medycznych dla mieszkańców;
   3. współpraca z organizacjami realizującymi zadania w zakresie pomocy społecznej;
   4. współpraca z Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie działań dotyczących zaspokajania potrzeb społecznych mieszkańców Gminy;
   5. zwalczanie chorób zakaźnych;
   6. prowadzenie spraw związanych z promocją zdrowia oraz zapobieganie patologiom społecznym, realizacja zadań w zakresie przeciwdziałania narkomanii;
   7. prowadzenie spraw związanych z działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
   8. prowadzenie spraw związanych z integracją europejską, w tym bieżące monitorowanie możliwości aplikowania o środki unijne na opracowanie projektów dotyczących realizacji zadań związanych z zakresem działania referatu oraz jednostek pozarządowych;
   9. koordynowanie spraw wynikających z ustaw o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami

4. w zakresie polityki senioralnej
   1. projektowanie, koordynowanie i udział w realizacji zadań sprzyjających zapewnieniu dobrej jakości życia seniorów;
   2. obsługa organizacyjno-techniczna Gminnej Rady Seniorów, w tym:
      
      1. obsługa organizacyjno-techniczna sesji Gminnej Rady Seniorów,
      2. prowadzenie dokumentacji pracy Gminnej Rady Seniorów,
      3. udzielanie radnym pomocy w sprawowaniu mandatu;

5. w zakresie obrony cywilnej
   1. planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej;
   2. przygotowywanie i kierowanie jednostkami obrony cywilnej;
   3. przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania;
   4. opracowywanie planu obrony cywilnej Gminy oraz nadzór nad opracowaniem planów o.c. instytucji i podmiotów gospodarczych oraz innych jednostek organizacyjnych;
   5. organizowanie i prowadzenie szkolenia jednostek organizacyjnych o.c., a także szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony;
   6. kierowanie przygotowaniem ewakuacji/ przyjęcia/ ludności oraz koordynowanie tych działań;
   7. kierowanie i koordynowanie akcjami ratunkowymi;
   8. ustalanie zadań w zakresie o.c. instytucjom, podmiotom gospodarczym;
   9. dokonywanie oceny stanu przygotowań o.c. oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań w tym zakresie;
   10. planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz o.c.;
   11. planowanie i zaopatrywanie w sprzęt i środki oraz zapewnienie warunków przechowywania, konserwacji i eksploatacji ww. sprzętu i środków;

6. w zakresie spraw obronnych
   1. opracowywanie rocznych planów świadczeń osobistych i doraźnych świadczeń rzeczowych;
   2. opracowywanie planu świadczeń osobistych oraz etatowych i doraźnych świadczeń rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
   3. nakładanie świadczeń na rzecz obrony- osobistych i rzeczowych /etatowych i doraźnych/;
   4. prowadzenie rejestru wykonanych świadczeń;
   5. zorganizowanie doręczania i doręczanie kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
   6. prowadzenie spraw reklamowania pracowników Urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny;
   7. opracowywanie Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy w okresie zagrożenia zewnętrznego państwa i wojny;
   8. opracowywanie Gminnego Planu Osiągania Wyższych Stanów Gotowości do reagowania na sytuacje kryzysowe;
   9. opracowywanie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny;
   10. przygotowywanie dokumentacji Stałego Dyżuru Wójta Gminy

7. w zakresie spraw wojskowych
   1. prowadzenie rejestru mężczyzn i kobiet objętych rejestracją w danym roku;
   2. prowadzenie kwalifikacji wojskowej z terenu Gminy;
   3. orzekanie o uznawaniu żołnierzy za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny

8. w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz zarządzania kryzysowego:
   1. inicjowanie działań na rzecz ładu i porządku publicznego;
   2. organizacja systemu zarządzania kryzysowego w Gminie i dbałość o właściwe wyposażenie jednostek OSP;
   3. współpraca z wszystkimi jednostkami OSP, a także Zawodowej Straży Pożarnej w zakresie wynikającym z ustaw i innych przepisów;
   4. współdziałanie z organami wojskowymi, policji, straży granicznej i innymi jednostkami zajmującymi się ochroną ładu i porządku publicznego;
   5. organizowanie działań w celu zapobieżenia skutkom klęsk żywiołowych lub ich usunięcia, które wg ustawy o klęskach żywiołowych należą do właściwości Wójta:
      
      1. opracowywanie i aktualizacja Gminnego Planu Reagowania Kryzysowego,
      2. organizowanie pracy Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego oraz jego obsługa kancelaryjno – biurowa,
      3. opracowywanie i aktualizacja procedur i programów reagowania w czasie stanu klęski żywiołowej,
      4. opracowywanie i aktualizacja Planu Operacyjnego Ochrony Gminy Przed Powodzią,
      5. wyposażenie i utrzymanie gminnego magazynu przeciwpowodziowego;
      6. prowadzenie spraw z zakresu ustawy o broni i amunicji, w zakresie zatwierdzania regulaminu bezpiecznego funkcjonowania strzelnic.
   6. koordynowanie funkcjonowania krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na terenie Gminy, w zakresie ustalonym przez Wojewodę;
   7. współpraca z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze i humanitarne;
   8. prowadzenie spraw z zakresu wspierania uchodźców;
   9. wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

9. w zakresie sportu i turystyki
   1. propagowanie, planowanie oraz koordynacja wszystkich form kultury fizycznej, sportu kwalifikowanego, masowego, jak również współdziałanie w rozwoju wychowania fizycznego dzieci i młodzieży w szkołach, koordynowanie, inicjowanie i pomoc w organizowaniu masowych imprez sportowych oraz rozwijanie różnorodnych form rekreacji;
   2. inicjowanie działań na rzecz rozwoju bazy sportowej i rekreacyjnej na terenie Gminy Chełmiec;
   3. organizowanie i wspieranie organizacji imprez sportowo – rekreacyjnych o charakterze lokalnym w tym: promujących zdrowy styl życia z wykorzystaniem środków finansowych Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowym,
   4. prowadzenie działań w zakresie pozyskiwania zewnętrznych środków
   5. tworzenie warunków do uprawiania sportu i rekreacji dla osób niepełnosprawnych.
   6. Inicjowanie, współdziałanie i opracowywanie programu imprez sportowych,
   7. nadzorowanie oraz koordynowanie promocji i rozwoju turystyki na terenie Gminy;
   8. współpraca z innymi gminami, organizacjami, przedsiębiorcami i instytucjami w zakresie rozwoju i upowszechniania sportu i turystyki;
   9. współpraca z organizacjami pozarządowymi z terenu gminy
   10. współdziałanie z właściwymi organami i organizacjami w zakresie zagospodarowania turystycznego terenów rekreacyjno – wypoczynkowych oraz prawidłowej eksploatacji urządzeń turystycznych;
   11. opracowywanie kalendarza imprez sportowych, turystycznych i rekreacyjnych;
   12. współdziałanie z organami i stowarzyszeniami w zakresie wychowania fizycznego i zdrowotnego, rehabilitacji, turystyki i pozalekcyjnych zajęć sportowych;
   13. wydawanie zezwoleń na imprezy masowe;
   14. nadzór nad funkcjonowaniem obiektów sportowych;
   15. pozyskiwanie środków pozabudżetowych na realizację zadań i projektów związanych z rozwojem sportu i turystyki;
   16. Koordynacja systemu międzyszkolnej rywalizacji sportowej zgodnie z całorocznym kalendarzem rozgrywek we współpracy ze Szkolnym Związkiem Sportowym;
   17. Opracowywanie rocznego kalendarza wydarzeń sportowych;
   18. Realizacja programów sportowych;
   19. Wydatkowanie i rozliczanie środków finansowych dla klubów sportowych z terenu gminy Chełmiec w ramach istniejącej potrzeby;
   20. Zabezpieczenie właściwej eksploatacji obiektów sportowo – rekreacyjnych.

10. w zakresie koordynacji współpracy z sołectwami
    1. przygotowywanie uchwał w sprawie statutów jednostek pomocniczych (sołectw)  i wyposażania ich w majątek,
    2. bieżąca współpraca i nadzór nad działalnością statutową sołectw w Gminie,
    3. nadzór i kontrola  działalności organów jednostki pomocniczej.
    4. organizowanie co najmniej raz w roku spotkań z sołtysami.
    5. przygotowywanie projektów uchwał w sprawie  diet sołtysów  i dyspozycji w tym zakresie.
    6. prowadzenie spraw finansowych, rozliczanie środków budżetowych przeznaczonych na działalność kulturalną i sportową sołectw.
    7. rozliczanie należności za media w ramach utrzymania świetlic wiejskich.
    8. planowanie, nadzór i koordynacja zadań realizowanych w ramach środków Funduszy Sołeckich.
    9. wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów sołtysów i członków rad sołeckich.
    10. przyjmowanie wniosków na zadania realizowane z Funduszu Sołeckiego, sprawdzanie ich poprawności i  zgodności z przepisami i wewnętrznymi uregulowaniami;
    11. kontrolowanie ponoszonych na  rzecz  sołectwa  wydatków  pod względem  ich  zgodności  z  planami  finansowymi, rzeczowym  zakresem merytorycznym i innymi przepisami;
    12. prowadzenie sprawozdawczości z realizacji Funduszu Sołeckiego;
    13. zatwierdzanie i opisywanie  pod względem  merytorycznym faktur wynikających z zakresu obowiązków;
    14. prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej środków trwałych nabytych w ramach Funduszu Sołeckiego, oddzielnie dla każdego sołectwa;
    15. przekazywanie dokumentem „OT” do Wydziału Finansowo-Księgowego, zakupionego wyposażenia i urządzeń w ramach Funduszu Sołeckiego.
    16. udział w procedurach odbiorowych zleconych zadań z Funduszu Sołeckiego.
    17. współpraca z wydziałami i samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie oraz jednostki organizacyjnymi w zakresie przygotowania planów finansowych i rozliczeń Funduszu Sołeckiego;
    18. organizowanie szkoleń dla sołtysów z zakresu gospodarowania funduszem sołeckim w przypadku wystąpienia takiej potrzeby, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
    19. organizacja i udział w zebraniach sołeckich oraz przygotowywanie niezbędnych materiałów merytorycznych z zakresu Funduszu Sołeckiego;
    20. udział w sporządzaniu sprawozdań z wykonania budżetu na dany rok obejmujący dochody i wydatki  na utrzymanie i funkcjonowanie Urzędu w zakresie działań wydziału WFK

11. W ramach Wydziału zadania ustawowe wypełnia Urząd Stanu Cywilnego, do którego należy załatwianie spraw wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, kodeksu cywilnego oraz przepisów szczególnych, a w szczególności:
    1. rejestracja aktów stanu cywilnego, urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób;
    2. występowanie o nadanie numeru PESEL w związku ze sporządzaniem aktu urodzenia dla osób urodzonych w Polsce;
    3. nadanie numeru PESEL w przypadku sprostowania daty urodzenia lub zmiany płci;
    4. aktualizacja w rejestrze PESEL o zdarzeniach z zakresu rejestracji stanu cywilnego;
    5. administracyjna zmiana imion i nazwisk;
    6. sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego;
    7. przechowywanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych do tych ksiąg;
    8. uzupełnianie aktów stanu cywilnego zgromadzonych w tych księgach;
    9. wydawanie odpisów skróconych i zupełnych z posiadanych ksiąg aktów stanu cywilnego;
    10. przyjmowanie oświadczeń w sprawach wynikających z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
    11. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego przez obywatela polskiego za granicą;
    12. wydawanie zezwoleń za zawarcie związku małżeńskiego poza stałym miejscem zamieszkania;
    13. załatwianie innych spraw wynikających z ustawy o aktach stanu cywilnego;
    14. organizowanie jubileuszy pożycia małżeńskiego; 100-lecia urodzin, w tym przygotowywanie wniosków o przyznanie okolicznościowych odznaczeń;
    15. załatwianie korespondencji konsularnych wg właściwości;
    16. współpraca z parafiami w zakresie realizacji ustawy konkordatowej;
    17. realizacja zadań wynikających z ustawy o zmianie imion i nazwisk;
    18. przechowywanie ksiąg stanu cywilnego i ich zabezpieczanie;
    19. prowadzenie archiwum akt stanu cywilnego i współpraca z Archiwum Narodowym;
    20. przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych.