Termin złożenia deklaracji do CEEB wynosi:
- w wypadku wymiany lub montażu nowego źródła ciepła lub spalania paliw – 14 dni od dnia, w którym zaistniała zmiana.
- dla właścicieli nowo powstających budynków – 14 dni od uruchomienia nowego źródła ciepła lub spalania paliw (zgodnie z nowym art. 27g Ustawy o wspieraniu termomodernizacji i remontów oraz o centralnej ewidencji emisyjności budynków). Za termin uruchomienia tych instalacji uznaje się dzień skutecznego złożenia zawiadomienia o zakończeniu budowy lub uzyskania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie;
Deklarację składa się na urzędowym formularzu (do pobrania w Urzędzie Gminy bądź ze strony zone.gunb.gov.pl). Zgłoszenie źródła ciepła można zrobić na dwa sposoby:
- elektronicznie - czyli przez internet za pośrednictwem systemu teleinformatycznego CEEB na stronie zone.gunb.gov.pl (trzeba mieć jednak do tego profil zaufany);
- na papierze - wysyłając deklarację pocztą albo składając osobiście w miejscowym urzędzie gminy lub miasta. Deklaracje, które zostały złożone w formie papierowej zostaną wprowadzone do systemu przez urzędników. Mają oni na to 30 dni (nowe źródła) lub 6 miesięcy (stare źródła).